Právní dokumenty

Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

pro uživatele aplikace IsHas

1. Úvodní informace

1.1. Provozovatel aplikace Palmaf s.r.o. IČO: 06342663, sídlo: Na Kopci 84, 549 32 Velké Poříčí (dále jen „Poskytovatel“) zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením EU 2016/679 (GDPR).

1.2. V rámci fungování Aplikace vystupuje Poskytovatel ve dvou rolích:

• Správce: Ve vztahu k údajům Zákazníka (registrační a fakturační údaje).
• Zpracovatel: Ve vztahu k údajům, které Zákazník vkládá do systému o svých klientech (např. kontaktní osoby v budovách).

1.3. V případě dat, která Zákazník vkládá do systému o svých klientech, je Zákazník primárním správcem těchto údajů a Poskytovatel je zpracovatelem podle pokynů Zákazníka. Poskytovatel je odpovědný za bezpečný provoz Aplikace a za zajištění technických a organizačních opatření, zatímco Zákazník odpovídá za zákonnost vstupu, správnosti a účelu zpracování údajů vložených do systému.

2. Jaké údaje zpracováváme?

2.1. Údaje pro registraci a fakturaci: Jméno, příjmení, e-mail, telefon, název firmy, IČO, DIČ a adresa sídla.

2.2. Provozní údaje: IP adresa, záznamy o přihlášení a aktivita v aplikaci (pro účely bezpečnosti a technické podpory).

2.3. Údaje vložené Zákazníkem: Jména a kontaktní údaje osob odpovědných za požární ochranu v evidovaných budovách, fotografie a dokumentace.

3. Účel a právní základ zpracování

3.1. Plnění smlouvy: Abychom vám mohli poskytnout přístup k aplikaci a fakturovat služby.

3.2. Oprávněný zájem: Zajištění bezpečnosti systému a ochrana proti zneužití.

3.3. Zákonná povinnost: Uchovávání účetních dokladů dle českých zákonů.

4. Zpracovatelská smlouva (DPA)

4.1. Přijetím těchto zásad a Všeobecných obchodních podmínek uzavírá Poskytovatel a Zákazník Smlouvu o zpracování osobních údajů.

4.2. Poskytovatel se zavazuje:

• Zpracovávat údaje pouze za účelem provozu Aplikace a výhradně na základě pokynů Zákazníka v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování služby.
• Zajistit technické a organizační zabezpečení dat (šifrování, zálohování, přístupová oprávnění, audit a monitoring).
• Zachovávat mlčenlivost o všech datech vložených Zákazníkem a zajistit ochranu před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím.
• Umožnit Zákazníkovi export nebo smazání dat při ukončení spolupráce, a to v rozsahu nezbytném pro výkon práv a povinností smluvních stran.
• Informovat Zákazníka o všech relevantních incidentech souvisejících se zpracováním osobních údajů, které mohou mít dopad na bezpečnost dat.

4.3. Poskytovatel je povinen zachovávat mlčenlivost, respektovat povinnost důvěrnosti a nepředávat osobní údaje třetím osobám mimo rámec této dokumentace, pokud tomu nevyhovuje zákonná povinnost nebo smluvní ujednání.

5. Předávání dat třetím stranám

5.1. Data neprodáváme ani nesdílíme s marketingovými agenturami.

5.2. Pro zajištění provozu využíváme prověřené subdodavatele (tzv. další zpracovatele):

• Poskytovatel hostingových služeb (servery v EU).
• Poskytovatel platební brány (pro zpracování plateb kartou).
• Nástroj pro rozesílání systémových e-mailů a faktur.

6. Doba uchování údajů

6.1. Údaje Zákazníka uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro účetní a archivační účely (zpravidla 10 let).

6.2. Data v „Deaktivovaných budovách“ uchováváme po celou dobu trvání předplatného. Po zániku účtu jsou data po 30 dnech smazána, pokud nebyl dohodnut režim dlouhodobé archivace.

6.3. Doba uchování je stanovena dle povahy údajů a účelu zpracování. Fakturační a účetní údaje jsou uchovávány dle platných právních předpisů. Obsahové údaje v aplikaci, fotografie a dokumentace jsou smazány podle pravidel stanovených pro konkrétní projekt nebo po skončení předplatného, pokud nebylo dohodnuto jiné archivní řešení.

6.4. Zálohy dat jsou uchovávány v omezeném množství a po splnění doby uchování jsou pravidelně rušeny v souladu s bezpečnostními postupy Poskytovatele.

7. Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz („právo být zapomenut“), omezení zpracování, přenositelnost údajů a právo vznést námitku. V případě, že zpracování probíhá na základě souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, aniž by to ovlivnilo zákonnost zpracování provedeného před odvoláním souhlasu.

Máte rovněž právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, zejména v členském státě vašeho běžného pobytu, pracoviště nebo místa, kde došlo k údajné poruše, pokud se domníváte, že bylo zpracování vašich osobních údajů v rozporu s GDPR.

Své požadavky posílejte na info@palmaf.com.